クリスマス会 マニュアル                       2009年12月16日作成
                                          2010年1月22日更新

2009年12月に実施したクリスマス会をベースとした「クリスマス会実行マニュアル」を作ってみました。

1. クリスマス会の対象範囲
  あゆの会夜の部・厚木市聴覚障害者協会・手話通訳・その他関係者

2. 実行委員メンバーは5人くらい必要
  今回は女性4人・男性1人

3. 活動スケジュール
  (1) 2ヶ月前  【会場予約】 【ゲームなど出し物を決める】 【主担当決定】 
  (2) 1ヶ月半前 【チラシ配布・PR】 【予算計上】
  (3) 1ヶ月前  【食事・ゲームなど詳細検討】
  (4) 10日〜1週間前  【買い物1回目】 【ゲームリハーサルなど】 【お手伝い依頼】
  (5) 当日    【買い物2回目】 【会場セッティング】 【クリスマス会実施】
  (6) まとめ   【会計報告】 【反省会】

4. 運営のコツ
  (1) リーダーを決める。(メンバー同士連絡ができるようにしておく)
  (2) 飾り付け・買い物・会計・盛りつけ・ゲームなどの主担当を決める。
  (3) リーダーは活動スケジュールを明確にし、進捗チェック。みんなでフォローし合う。
  (4) メンバーに経験者がいると、漏れが無くてスムース。
  (5) 私財持ち出しの場合は、個人負担にならないよう配慮のこと。

2ヶ月前
5. 【会場予約】
  厚木市のホームページにある「マイタウンクラブ」から公共施設の予約をする。
  (福祉センター1階の端末からでも予約できる)
  ログインはあゆの会夜の部のマイタウンパスポート記載の番号とパスワードで行う。
  (個人のマイタウンパスポートでは予約できない)
  マイタウンパスポート(グループ)は会長が保管している。
  50名以下ならパートナーセンター3階の「講義室」が使える。(福祉センター4階研修室では飲食はできない)
  隣の「調理実習室」も一緒に借りるとオードブルの盛りつけにシンクが使えて便利。
  段ボール・台車などの置き場としても利用できる。
  50名を越える予想がされる場合は、パートナーセンターの集会室を借りる。
  今回は45名なので「講義室」を16時から21時、「調理実習室」は17時から21時まで予約した。
  机の配置や壁飾りなど応援に来てくれた人も入れて、当日の準備に2時間かかった。
  (部屋のレンタルチケットは当日購入する)

6. 【ゲームなど出し物を決める】
  クリスマス会で行う内容をみんなで検討し、おおざっぱなスケジュールを決める。
  クイズなどはろう者や子供でも参加しやすいものか検討する。
  【主担当決定】
   ゲーム担当・司会・受付・会計・飾り付け・会場レイアウト・買い物・盛りつけなどの主担当を決める。
  ゲームで必要な機材や、飲み物・料理の持ち込み方法(車が必要になる)、当日までの保管方法なども決める。

1ヶ月半前
7. 【チラシ配布・PR】
  チラシを作成する。チラシには次の内容を記載する。
  (1) あゆの会夜の部のクリスマス会であることがわかること。
  (2) 日時・場所・参加費用・締め切り日の明記 (締め切りは飲食物の手配のため2週間前とする)
  (3) プレゼント交換をするので持ってきてもらうこと。
  (4) 参加申込書を切り取って提出できるようにする。
  ※ ろう者・子供・外国人など漢字が苦手な人もいるのでルビを振ると良い。
     今回はパーティーの雰囲気を盛り上げるために「
参加チケット 」を作成し、当日持参してもらった。
  みんなにPRして
チラシを配布する。

8. 【予算計上】
  あゆの会からの交流会費+参加費でどの程度のものができるか予算計上する。
  (1) 食費・・・折り詰め弁当、ケーキ、くだもの、飲み物、オードブル、サンドイッチ、お菓子など
  (2) レンタルルーム代
  (3) 駐車代・・・買い物時と当日
  (4) 飾り物やゲーム用品の費用
  (5) チラシなどのコピー代
  (6) コップ、皿、ゴミ袋、持ち帰り用ポリ袋、飾り付け用テープなど

1ヶ月前
9. 【食事・ゲームなど詳細検討】
  (1) 飲食物・・・個人別のものとテーブルごとのものでそれぞれ量を計算する。
     当日買うものと前もって買っておけるものをリストアップする。予約できるものもリストアップ。
  (2) コップ・皿・箸など夜の部の備品在庫を確認し、不足する分を購入計画に入れる。
     お湯を沸かす電気ポット2台・ふきん・調味料・洗剤なども準備する。  
  (3) ゲームの材料ややり方、壁飾りの作成、席次(テーブル分け)の決め方などについて決定する。
  (4) 当日のタイムスケジュールを決定する。
  (5) 参加者名簿(チェックリスト)作成・・・出席・プレゼント持参のチェックが記入できること。
  (6) 掲示用タイムスケジュール・掲示用歌詞の作成。または当日白板に記入。

10日〜1週間前
10. 【買い物1回目】
  さぁ参加人数も決まった。食べ物以外はこのタイミングで買っておく。保管場所が必要。
  紙皿、コップ、ポリ袋、おしぼりなど
  当日受け取るものも注文しておく。折り詰め、サラダ、サンドイッチ、ケーキ、みかんなど。
  当日購入するものの下調べをする。(お菓子、飲み物など予約なしで買うものを調べておく)
  ※ 車を使うので駐車料金にレシートを活用すること。(予約をしておいて支払いは当日すると良い)
  今回の飲食物の買い物はOKストア、サティ、ミスタードーナッツで行った。

11. 【ゲームリハーサルなど】
  手話歌やゲーム・司会のあいさつなどリハーサルを行う。進捗の最終確認。
12. 【お手伝い依頼】
  1週間前のサークルの日に、準備のお手伝いをしてもらえる人を呼びかける。当日17時集合を依頼する。

当日
13. 【買い物2回目】
  締め切り日を過ぎても数名参加申し込みがあることがある。
  参加者が増えるのはうれしいので追加注文したり、やりくりを付ける。
  (1) 予約して置いた店を回り飲食物を車に積んでパートナーセンターまで運ぶ。
     (子供用に人数分のお菓子の詰め合わせを買っておく)
  (2) パートナーセンターで台車を借り部屋まで運ぶ。(台車は自動販売機裏にあり、許可不要)
  (3) 「講義室」と「調理実習室」のレンタルチケットを購入する。割引が適用される。
     マイタウンパスポート(グループ)が必要(会長が保管している)
     購入の仕方は割引・部屋別・昼夜別に必要枚数を買うなどとややこしいので、係の人に聞いて購入する。
  (4) 鍵とホワイトボードマーカーを借りる。
  ※ 今回 「講義室」は16時から「調理実習室」は17時から借りた。

14. 【会場セッティング】時間がかかるので16時から始めると良い。応援の人にも17時から手伝ってもらった。
  主担当の指示で持ち場ごとに手際よく準備する。
  (1) 壁飾りの貼付
  (2) テーブル配置(受付、ゴミ袋・コーヒー・紅茶・ポット置き場、手回り品置き用イス、ホワイトボード、歌詞掲示、ラジカセをセット、入口の看板表示)
  (3) 受付準備・・・参加者名簿(チェックリスト)・マジックペン(各自のコップに名前を書いてもらった)・ビンゴカード・プレゼント預かり・子供用お菓子
  (4) 客席テーブル
      個人用・・・コップ、はし、おしぼり、ケーキ、折り詰め弁当、みかん
      テーブル毎・・・オードブル・サンドイッチ・飲み物・お菓子
  (5) コーヒー・紅茶・ポット置き場のテーブルに「プラ」「もえるもの」「ペット」に分けて袋をつるす。
  (6) イスが余っていたら後ろに並べて荷物置きにする。
  (7) クリスマスソングを流す。

15. 【クリスマス会実施】
   受付
  (1) 参加者チェック・チケット確認
  (2) プレゼント預かり
  (3) テーブルくじ引き
   スケジュール
  (1) 18:00 受付開始
  (2) 18:30 開会宣言 司会者あいさつ・担当者全員顔見せ、乾杯・会食
  (3) 18:40 手話ストレッチ体操「憧れのハワイ航路」
  (4) 18:50 会食
  (5) 19:00 ゲーム「あなたと別れたい」 別れた人から会食
  (6) 19:05 別れられない人もそのまま会食
  (7) 19:20 ビンゴゲーム開始 プレゼント引き渡し・自分で選んでもらう
  (8) 20:00 閉会のあいさつ 1年間の締めの言葉を会長からいただく
     全員で後かたづけ   

16. 【撤収】
  (1) かたづけに1時間近くかかるので20時には閉会とし、かたづけは全員で行ってもらう。
  (2) 段ボールやゴミがだいぶ出るので乗用車は2台あった方がよい。
  (3) 退室のチェックシートに記入し、係の人へ連絡。確認と施錠をしてもらう。
  (4) 残ったコップやサンタの衣装などは、あゆの会の備品置き場に戻す。

まとめ
17. 【会計報告】
  (1) 収支明細を書類にまとめ、会計報告とする。
  (2) 領収書・レシートはすべてまとめておく。
  (3) 会計報告をあゆの会夜の部会計に提出する。

18. 【反省会】
  (1) 今後のクリスマス会をより良いものにするため、反省会を行う。
  (2) 反省会の内容と会計報告は、次回担当者に引き継ぎできるようにすると良い。
                                              以上

今回の反省会では次のような意見が出ました。
  (1) 調理室にはお湯を沸かす電気ポットが無く、急きょ家が近くの副会長に持ってきてもらった。
  (2) 飲み物を2週間以上前に買ってしまったが、保管場所が無くて車で来る人の車に乗せっぱなしだった。
  (3) リサイクルゴミが正しく分けられていなくて、持って返ってもらった担当者の手をわずらわせた。
  (4) リサイクルゴミや段ボールの処分は車で来た担当者にお願いすることになるが、負担を掛けてしまう。
  (5) 手話ストレッチ体操の時、ろう者は後ろにいて歌詞の掲示が見にくかったと思う。(席次はくじで決めたのだが)
  (6) 会場づくりは結構時間がかかり、16時から始めたので間に合って良かった。
  (7) コーヒー・紅茶の消費が少なかったが、スタート時にPRした方が良かったのでは。
  (8) ビンゴゲームはだらだらせず、丁度良い時間に終了した。
  (9) 会場の雰囲気や、盛り上がり方も良く、最後の片づけもみんなで行い楽しく1年の締めくくりができたと思う。
  (10) 担当者の得意分野で役割分担し、他のメンバーもうまく協力できてチームとしてまとまった活動ができたのが成功した結果につながったと思う。



2009年12月 クリスマス会のレイアウト パートナーセンター3F講義室




2009年12月 クリスマス会 会計報告と名簿

      あゆの会 クリスマス会 会計報告
                                    開催日 2009.12.15

収  入

支  出
会費 500円×41名 ※1

20,500

1. ドーナツリース(ケーキ)189円×46個

8,694

あゆの会 補助金

40,000

2. 北海丼×44人分

13,156

    3. オードブル(2500円×5テーブル)・レタスと果物(みかん・パイン)

13,036

    4. サンドイッチ

3,624

    5. 飲み物(2リットルボトル20本・コーヒー・紅茶など)とお菓子(4000円)

10,792

    6. 子供用プレゼント×4人分

1,000

    7. ビンゴカードなどゲーム用品

399

    8. 備品(セロテープなど)

315

    9. 会場使用料(減免50%) 講義室5時間
           調理実習室4時間

700
800

    10. 駐車場料金   12/6  1台
          12/15 2台

800
1.800

合計

60,500

合計

55,116


参加者45名のうち小学生以下4名 (
※1 当日参加1名有り)

・・・当日欠席者1名(返金不可)で当日参加者1名(不可であるが欠席者があったので会費を徴収して参加)

   収入60,500円−支出55,116円=残金5.384円

その他 紙コップ・紙皿などは在庫品を使用した。

名簿サンプル

あゆの会 クリスマス会 名簿

チェック

No.

名前

席No.

プレゼント預かり

備考
           




2009年12月 案内チラシ



2009年12月 参加チケット